Politique de confidentialité

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Le groupe Sodexo construit avec ses clients, ses partenaires, ses consommateurs et ses collaborateurs des relations fortes et durables, fondées sur la confiance réciproque : assurer la sécurité et la confidentialité de leurs données à caractère personnel est une priorité absolue pour le groupe Sodexo.

Le groupe Sodexo respecte l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives françaises et européennes relatives à la protection des données à caractère personnel.

Le groupe Sodexo applique une politique de confidentialité extrêmement stricte pour garantir la protection des données à caractère personnel des utilisateurs de ses sites internet et d’autres applications :

• Chaque utilisateur reste maître de ses données. Elles sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.
• Le groupe Sodexo est engagée dans une démarche continue de protection des données de ses utilisateurs, en conformité avec la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après « LIL ») et du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).
• Le groupe Sodexo dispose d’une équipe dédiée à la protection des données à caractère personnel, composée d’un Group Data Protection Officer déclaré auprès de la CNIL et d’un réseau de points de contact dédiés à la protection des données à caractère personnel.

 DEFINITIONS

OBJET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous accordons beaucoup d’importance à la protection de vos Données à caractère personnel.

Nous avons développé cette politique pour vous informer des conditions dans lesquelles nous collectons, traitons, utilisons et protégeons vos Données à caractère personnel. Cette politique s’applique notamment aux Données à caractère personnel traitées par les sociétés du groupe Sodexo via le Portail. Veuillez la lire attentivement afin de savoir quelles catégories de Données à caractère personnel font l’objet d’une collecte et d’un traitement, comment nous utilisons ces données et avec qui nous sommes susceptibles de les partager. Cette politique décrit également quels sont vos droits et comment vous pouvez nous contacter pour les exercer ou pour nous poser vos éventuelles questions au sujet de vos Données à caractère personnel.

La présente Politique peut être modifiée, complétée ou mise à jour afin notamment de se conformer à toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et technique. Cependant, vos Données à caractère personnel seront toujours traitées conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte, sauf si une prescription légale impérative venait à en disposer autrement et serait d'application rétroactive.

Cette politique fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation du Portail.

IDENTITE ET COORDONNEES DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Le responsable du traitement des Données à caractère personnel est la société Sodexo Medico Social, Société par actions Simplifiée, au capital de 2.295.712 € dont le siège social est 6, Rue de la Redoute – 78280 Guyancourt immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro 338 253 081.

COLLECTE & ORIGINE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous sommes susceptibles de collecter vos Données à caractère personnel directement (notamment via les formulaires de collecte disponibles sur notre Portail) ou indirectement (notamment via nos prestataires et/ou technologies de notre Portail).

Nous nous engageons à recueillir votre consentement et/ou à vous permettre de vous opposer à l’utilisation de vos données pour certaines finalités, dès que cela est nécessaire. Dans tous les cas, vous serez informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées via les différents formulaires de collecte de données en ligne et via la Politique de gestion des cookies.
    
Par ailleurs, tout paiement par carte bancaire éventuellement proposé sur le Portail sera assuré par notre prestataire de paiement spécialisé dans les transactions sécurisées en ligne. La transmission de vos Données à caractère personnel telles que le numéro, la date de validité et le cryptogramme de votre carte bancaire sera fait par liaison sécurisée et directement sur sa plateforme dédiée. Les paiements en ligne seront sécurisés par une couche de sécurité supplémentaire offerte par le processus d’authentification 3DS.

TYPES DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS ET UTILISONS

Nous pouvons collecter et traiter notamment les types de Données à caractère personnel suivants :

• les informations que vous fournissez en remplissant les formulaires sur le Portail notamment à des fins d’inscription et de personnalisation de votre compte, de participation à des enquêtes, à des fins marketing (ex. : civilité, nom, prénom, etc.) ;
• les informations que vous fournissez à des fins d’authentification, de connexion et de navigation internet (ex. : identifiants, mot de passe, adresse IP, cookies, etc.) ;
• les informations que vous fournissez à des fins de gestion et de paiement d’une commande ou d’un service (ex. : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique et postale, numéro de carte bancaire, etc.) ;
• les informations que vous fournissez des fins de gestion d’une demande ou d’un service ;
• les informations que vous fournissez par le biais des « posts », des commentaires ou d’autres contenus que vous affichez ou déposez sur le Portail.

Les Données à caractère personnel identifiées par un astérisque dans les formulaires de collecte sont obligatoires car elles sont nécessaires pour la prise en compte de la demande formulée. A défaut de renseigner ces informations obligatoires, ces opérations ne pourront pas être prises en compte.

DONNEES A CARACTERE PERSONNEL QUE NOUS POUVONS COLLECTER DE MANIERE AUTOMATIQUE

Après obtention de votre consentement, nous pouvons collecter certaines informations de manière automatique lorsque vous consultez le Portail à des fins de personnaliser et améliorer votre expérience. Nous collectons ces informations par des moyens divers, à savoir :

Cookies 

Un « cookie » est un petit fichier d’information envoyé sur votre navigateur lorsque vous êtes sur notre Portail et enregistré sur votre terminal. Ce fichier comprend des informations telles que le nom de domaine, le fournisseur d’accès Internet, le système d’exploitation, ainsi que la date et l’heure d’accès de l’utilisateur. Les Cookies ne risquent en aucun cas d’endommager votre terminal.

Les cookies ne sont pas utilisés pour déterminer l’identité d’un individu qui visite notre Site. Les cookies nous permettent notamment de déterminer votre localisation géographique et la langue d'affichage afin d’améliorer votre navigation. Ils nous permettent également de traiter les informations concernant votre visite sur le Site, telles que les pages consultées et les recherches effectuées afin d’améliorer le contenu du Site, suivre vos centres d’intérêts et vous proposer les contenus les plus adaptés.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de cookies de la part de notre Portail, vous pouvez configurer votre choix en utilisant notre outil de gestion ou en configurant directement votre navigateur.

Enfin, en cliquant sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux Twitter, Facebook, Linkedin etc. figurant le cas échéant sur notre Portail et si vous avez accepté le dépôt de cookies en poursuivant votre navigation sur le Portail, les réseaux sociaux concernés peuvent également déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateur, tablette, téléphone portable). Ces types de cookies ne sont déposés sur vos terminaux qu’à condition que vous y consentiez, en continuant votre navigation sur le Site. À tout moment, vous pouvez néanmoins revenir sur votre consentement à ce que ces réseaux sociaux déposent ce type de cookies.

Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique de gestion de Cookies.

Adresses IP

Une adresse IP est un identifiant unique que certains appareils électroniques utilisent pour s’identifier et communiquer les uns avec les autres sur Internet. Lorsque vous consultez le Site, nous pouvons utiliser l’adresse IP de l’appareil que vous utilisez pour vous y connecter. Nous utilisons ces informations pour déterminer l’emplacement physique général de l’appareil et comprendre de quelle région géographique viennent les visiteurs du Portail.

Statistiques

Le Portail peut utiliser Google Analytics pour générer des rapports statistiques. Ces rapports nous indiquent par exemple combien d’utilisateurs ont consulté Portail, quelles pages ont été visitées, et de quelle zone géographique proviennent les utilisateurs du Site. Les informations recueillies en recourant aux statistiques peuvent inclure, par exemple, votre adresse IP, le site Internet à partir duquel vous êtes arrivé sur notre Site et le type d’appareil que vous utilisez. Votre adresse IP est masquée sur nos systèmes et ne sera utilisée qu’en cas de nécessité pour résoudre les problèmes techniques, pour administrer le Portail et pour comprendre les préférences de ses visiteurs. Les informations relatives au trafic sur le Portail ne sont disponibles que pour le personnel autorisé. Nous n’utilisons aucune de ces informations pour identifier les visiteurs et nous ne les partageons pas avec des tiers. 

RÉSEAUX SOCIAUX

Notre Portail peut, le cas échéant, vous offrir la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées aux réseaux sociaux, à savoir par exemple, Twitter, Facebook, Linkedin, etc.

Les réseaux sociaux permettent d'améliorer la convivialité du Portail et aident à sa promotion via les partages. Les services de partage de vidéo permettent d'enrichir notre Portail de contenus vidéo et augmentent sa visibilité.

Lorsque vous cliquez sur ces boutons, nous pourrons avoir accès aux informations personnelles que vous aurez indiquées comme publiques et accessibles depuis vos profils sur les réseaux sociaux concernés. Cependant, nous ne créons ni n’utilisons aucune base de données indépendante de ces réseaux sociaux à partir des informations personnelles que vous pouvez y publier et nous ne traiterons aucune donnée relevant de votre vie privée par ce biais.

Si vous ne souhaitez pas que nous ayons accès aux informations personnelles publiées sur l’espace public de vos profils ou de vos comptes sociaux, vous devrez alors utiliser les moyens mis à sa disposition par les réseaux sociaux concernés afin de limiter l’accès à ces données.

FINALITES POUR LESQUELLES NOUS UTILISONS LES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Nous pouvons utiliser vos Données à caractère personnel notamment pour les finalités suivantes :

DUREE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL

Nous conserverons vos Données à caractère personnel pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées (cf. tableaux ci-dessus).

A l’issue de cette durée, les données strictement pertinentes peuvent être conservées (i) à des fins probatoires (en cas de contentieux ou en cas de contrôle par des organismes habilités), (ii) à des fins de respect des durées de prescription légales ou réglementaires et/ou (iii) pour respecter une obligation contractuelle avec nos clients.

COMMUNICATION DES DONNÉES PERSONNELLES

La sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel sont d’une grande importance pour nous. C’est pourquoi nous restreignons l’accès à vos Données à caractère personnel uniquement aux membres de notre personnel qui ont besoin d’en connaître dans le cadre des traitements ci-dessus mentionnés.

Nous ne divulguons par vos Données à caractère personnel à des tiers non autorisés. Nous pouvons toutefois partager vos données avec :

• le personnel des entités du groupe Sodexo habilité par ce dernier ou par la loi pour opérer les traitements ci-dessus mentionnés ;
• nos clients (y compris, le cas échéant, votre employeur) dans le cadre de l’exécution d’une obligation contractuelle et/ou d’une mission de service public ;
• le personnel des sous-traitants auxquels le groupe Sodexo peut faire appel pour la gestion des services (ex. : prestataires techniques d’hébergement et maintenance, conseils etc.) ;
• les partenaires et/ou les entités du groupe Sodexo habilités à vous délivrer certains services proposés sur le Portail ;
• Nous nous assurons que ces destinataires mettent en œuvre des mesures de sécurité et de confidentialité appropriées afin que vos Données à caractère personnel soient protégées.

Nous n’autorisons pas ces destinataires à utiliser ou divulguer vos Données à caractère personnel, sauf dans la mesure nécessaire pour exécuter les services pour notre compte ou respecter les obligations légales. Par ailleurs, nous pouvons partager des Données à caractère personnel vous concernant (i) si la loi ou une procédure juridique nous impose de le faire, (ii) en réponse à une demande de toute autorité publique ou autres fonctionnaires, ou (iii)si nous considérons que la transmission de ces données est nécessaire ou appropriée, pour assurer la sécurité des personnes ou protéger le public et pour protéger nos droits et propriétés ainsi que ceux de nos clients.

DONNEES A CARACTERE PERSONNEL SENSIBLES

En règle générale, nous ne collectons pas de Données à caractère personnel sensibles par le biais de notre Portail. Il est considéré comme « Données à caractère personnel sensibles » toute information concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions philosophiques, l’appartenance syndicale, les données de santé, ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Cette définition comprend également des Données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions.

Dans l’hypothèse où le recueil de telles données serait strictement nécessaire pour accomplir la finalité de traitement opérée, nous le ferons conformément aux exigences de la législation locale en matière de protection des Données à caractère personnel et, en particulier, avec votre accord explicite préalable et dans les conditions décrites dans la présente Politique de confidentialité.

INFORMATIONS PERSONNELLES ET MINEURS

Le Portail s’adresse à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel vous vous trouvez.

En France, l'Utilisateur mineur de moins de 15 ans ou incapable doit obtenir le consentement préalable de son responsable légal préalablement à la saisie de ses données sur le Portail.

TRANSFERTS DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Compte tenu du caractère international du groupe Sodexo, vos Données à caractère personnel peuvent être transférées à des destinataires, internes ou externes, autorisés pour exécuter des services pour notre compte pouvant être situés dans des pays en dehors de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen n’offrant pas un niveau adéquat en matière de protection des Données à caractère personnel.

Afin de garantir la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel ainsi transférées, nous prenons toutes mesures nécessaires pour veiller à ce que ces données bénéficient d’une protection adéquate, telles que la signature de Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne ou tout autre mécanisme assurant un niveau de protection équivalent.

VOS DROITS

Sodexo s’engage à faciliter l’exercice de vos droits conformément à la réglementation applicable. Vous trouverez ci-après un tableau résumant les différents droits dont vous disposez :

Pour exercer ces droits,vous pouvez nous compléter le Formulaire en ligne. Nous sommes susceptibles de vous demander des informations supplémentaires afin de vous identifier et d’être en mesure de traiter votre demande.

SECURITE

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des traitements de Données à caractère personnel.

A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des Données à caractère personnel et des risques présentés par le traitement, afin de préserver la sécurité des données et, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédés d’authentification avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données etc.).

BASES DE DONNEES GESTION DES RELATIONS CLIENTELE (« BASE DE DONNEES CRM »)

Nous utilisons une base de données pour gérer, suivre et développer nos relations commerciales avec nos clients existants et/ou potentiels. Cette base de données comprend des Données à caractère personnel des collaborateurs de nos clients ou d’autres partenaires avec qui nous entretenons une relation d’affaires ou avec qui nous souhaitons établir une telle relation. Ces données, utilisées uniquement à ces fins, comprennent notamment : les coordonnées des contacts (nom, prénom, numéro de téléphone et e-mail professionnels etc.), des informations accessibles au public, les réponses aux e-mails ciblés et d’autres informations collectées et enregistrées par nos collaborateurs dans le cadre des interactions avec nos clients et/ou partenaires. Cette base pourra être partagée avec des filiales et/ou d’autres partenaires commerciaux du groupe Sodexo avec qui nous entretenons déjà ou avec qui nous souhaitons développer une relation d’affaires. Elle sera utilisée par ces derniers uniquement dans le but d’adresser à nos clients existants et/ou potentiels des communications ou de leur proposer des prestations en rapport avec leur activité. Tout individu ayant ses coordonnées concernées par un éventuel transfert pourra demander à ces destinataires d’être retiré de leur base CRM. Si vous souhaitez vous désinscrire de nos bases CRM, veuillez compléter notre Formulaire de demande.

LIENS VERS D’AUTRES SITES

Nous fournissons occasionnellement des liens vers d’autres sites Internet à titre pratique et informatif. Ces sites Internet sont pour la plupart des sites Internet de Sodexo, et certains d’entre eux fonctionnent de manière indépendante de nos sites et ne sont pas sous notre contrôle. Ces sites exploités par des tiers peuvent avoir leur propre avis de confidentialité ou conditions d’utilisation, que nous vous suggérons fortement d’examiner. Nous déclinons toute responsabilité quant au contenu de ces sites, quant aux produits et services susceptibles d’y être proposés ou quant à toute autre utilisation.

MISE A JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Nous sommes susceptibles de mettre à jour ou modifier, ponctuellement, la présente politique dans l’hypothèse où nos Services ou nos obligations légales évoluent de manière substantielle. Dans le cas où nous apporterions des changements significatifs à la présente politique, nous publierons une note d’information sur notre Portail au moment de l’entrée en application des changements en question. Consultez régulièrement cette page pour un suivi des modifications.

Si vous avez des questions ou des commentaires en ce qui concerne cette politique, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse dpo.oss.fr@sodexo.com ou à contacter notre Group Data Protection Officer à l’adresse dpo.group@sodexo.com.